Les newsletter - épisode 2

Episode 2 de notre aventure Newsletter !

Cette fois ci je vais vous parler des spécificités des lettres d'informations (puisque c'est le terme en français) numériques.

Là aussi il s'agit de bon sens. Les supports numériques sont "volatils" et immatériel. A vrai dire ils se matérialisent par une série de 0 et de 1 qui, non décrypté par un outil adéquate, sont tout a fait incompréhensible.
Prenons notre newsletter électronique. Nous la réceptionnons par mail puis elle reste bien au chaud au fond de nos mails.
Si nous prenons une newsletter papier, celle ci va être réceptionnée puis stocké (au choix : sur le bureau, sur une pile de papier, dans la corbeille, sur la table du salon, sous une vieille chaussette sale ....) Ce support "physique" aura le mérite de "ré-apparaitre" à plusieurs reprise suivant son emplacement de stockage (sauf dans le cas de la corbeille)

Vous comprenez que vous n'avez qu'une seule chance. La probabilité que votre newsletter soit imprimée va tendre vers zéro rapidement dans les années a venir (pensez aux forets pour vos petits enfants)

Puisque nous parlons d'impression abordons le thème du support et le grand débat sur les pièces jointes (Word et PDF). Faut-il mettre le contenu de la newsletter directement dans le mail ou dans une piece jointe ?

Nous avons vu dans le 1er épisode que notre communication monopolisait l'attention du destinataire et que nous lui demandions un effort. Réceptionner un mail, l'ouvrir, en prendre connaissance prend un certain temps. Si a cela on demande à l'utilisateur d'ouvrir un fichier, qui sera dans un premier temps téléchargé (nécessitant quelques cliques ... temps d'attente de chargement ...) le temps d'ouverture, puis de lecture ... on se rend bien compte que tout cela est très chronophage. Je ne vous parle même pas des personnes n'ayant pas les outils adéquates pour lire le format de fichier imposé par l'expéditeur.

Cependant les fichiers joints on tout de même quelques avantages. La mise en page reste inchangée (et encore) et le format est approprié pour une impression correcte.

Les outils modernes de CMS (CMS = gestion de contenu) sur internet sont tres puissant et proposent de générer un support fichier (PDF Word ...) à partir du contenu mis en ligne. Il en va de même pour les newsletter. Voici donc mon premier conseil

Conseil n°1 : expédier les newsletter au format HTML (+texte) avec la possibilité de "télécharger" son contenu au format PDF.

Il peut etre également frustrant de ne pas pouvoir mettre toutes les informations que l'on souhaite, la taille de la newsletter étant limité (voir épisode 1). Là encore nous allons trouver une réponses via les nouvelles technologies.
Il est aujourd'hui facile de publier du contenu sur un site Web. Cette information est du type "pull" (voir épisode 1) soit "non intrusive" et disponible a qui le souhaite. Il faut donc se concentrer sur l'essentiel qui sera mis dans la newsletter et le superflux qui sera relayé par la newsletter sur un site web.

Conseil n°2 : Transmettre que le strict nécessaire dans la newsletter et relayer les compléments sur un site web.

Ce conseil à 2 effets :

• Le premier limite le contenu
• Le 2ieme, seules les personnes intéressé par l'info feront l'effort d'aller lire la suite. Vous épargnerez ainsi aux autres des détails futiles dont ils n'ont que faire.

Typiquement pour une manifestation le contenu du bulletin de réponse a envoyer. A titre d'exemple je vous conseil d'aller voir les sites d'actualités (nos principaux quotidiens francais feront l'affaire). La page d'accueil de ces sites résume l'information du jour, les articles ne sont pas au complet, seuls des accroches et des images sont présentes. Remarquez que ces quelques lignes donnent l'information de base, le reste de l'article donnant les détails.
Il en va de meme pour les newsletter : Quelques lignes accrocheuses. Pensez a captiver votre lecteur, sans pour autant entrer dans l'exagération.
Remarquez également que l'information est ordonnée : les dépêches les plus "fraiches" et importantes sont en première position. Si l'utilisateur vous quite en cours de route autant faire en sorte que les informations principales soient diffusées.

Conseil n°3 : Ordonner les articles par ordre de priorité

Sur ce même conseil il est préférable de "personnaliser" la newsletter. Dans l'idéal saluer la personne ("cher Mr Dupont"). Cela n'est pas toujours possible surtout si l'on ne dispose que d'une adresse mail. De même un édito d'une longueur raisonnable "humanise" le document. Ce peut être l'occasion d'attirer le lecteur sur une information importante.
Si la newsletter regroupe des sujets divers d'entités variées, il est préférable de signer les articles. "Qui s'adresse a moi?" Est-ce un sous fifre de la communication ou le grand chef respectable ?
Enfin il arrive qu'on se retrouve avec un certain nombre d'information très simple (1 ligne) mais pertinente a transmettre. Les journaux utilise depuis des années une section "En bref", pourquoi pas la newsletter.

Lors du prochain épisode nous aborderons d'autres conseils avec quelques exemples concres portant plus sur l'esthétisme et le formalisme du document.